Постановка и автоматизация системы учета предприятия, занимающегося агентской деятельностью в области перевозок и туризма

Постановка задачи
Компания занимается агентской деятельностью в области продаж билетов (авиа и ж/д), грузоперевозок и туризма. Продажа билетов осуществляется несколькими способами: 1) на основании прямых договоров с перевозчиками; 2) через субагентов; 3) через специализированные электронные площадки, предоставляющие сервис по бронированию билетов перевозчиков (без прямых договоров). Операции по продаже билетов, приему наличной выручки от покупателей и взаиморасчеты с контрагентами, участвующими в агентской схеме осуществляются в специализированном программном обеспечении.
Из-за отсутствия адекватной постановки задачи (систематизации процессов), данные регламентированного учета некорректны. Нет актуальной и достоверной информации по состоянию взаиморасчетов, не корректно формируется Книга Доходов и Расходов, нет достоверных данных по финансовому результату работы компании.

Описание решения
В процессе работы над задачей были структурированы направления деятельности, виды доходов (собственная выручка, агентское вознаграждения), статьи затрат и способы продаж:
1. Продажи по прямым договорам с перевозчиком, в т.ч:
1.1. Собственные продажи
1.2. Продажи через субагентов;
2. Продажи через Нейтральные среды:
2.1. Собственные продажи;
2.2. Продажи через субагентов.
В нотации IDEF0 была разработана модель основных процессов. Далее, по каждому направлению в нотации BMPN была разработана модель бизнес-процесса для каждого способа продаж.
Модель бизнес-процесса описывает:

• обмен данными между программным обеспечением (1С, Банк-клиент, СОФИ, электронные площадки бронирования);
• структуру передаваемых данных;
• ролевую структуру процесса (бухгалтерия, кассир, отдел взаиморасчетов);
• последовательность загрузки данных в 1С и автоматического формирования пакета документов по агентской схеме.

На основании модели бизнес-процессов были разработаны:

• техническое задание к структуре информации, получаемой из внешних источников;
• технические задания на автоматическое формирование пакета документов в 1С.

1) загрузка данных из внешнего источника с автоматическим формированием пакета документов:

• документы поступления перевозчиков;
• документы реализации конечным покупателям и субагентам;
• документы «Отчет комиссионера» - формирование агентского вознаграждения субагентов, расходы компании;
• документы «Отчет комитенту» - формирование агентского вознаграждения перевозчиков, доходы компании;

2)  автоматические создание документа «Корректировка долга» для проведения зачета с перевозчиком по агентскому вознаграждению;
3) автоматическое формирование документов «Корректировка долга» для проведения взаиморасчетов с электронными площадками по бронированию и продаже билетов.

Эффект от внедрения решений

• Ø Сокращены трудозатраты бухгалтерской службы минимум в 2 раза.
• Ø Корректно формируется бухгалтерская и налоговая отчетность.